Online vergaderen | 4 tips voor de ideale voorbereiding - Hero | Interim Professionals

Online vergaderen | 4 tips voor de ideale voorbereiding

27/01/2021

Onze draai met betrekking tot thuiswerken hebben we inmiddels wel gevonden; we hebben de thuiswerkplek op orde, weten ons te schikken in alle beperkingen en vergaderen online alsof het nooit anders is geweest.

Over dat laatste – online vergaderen – willen we het graag even kort met je hebben …

Wij merken in de praktijk namelijk dat dat nogal eens voor verbetering vatbaar is. En dan met name de voorbereiding ervan. Bereid jij je altijd goed voor? En vind je dat jouw gesprekspartners hetzelfde doen? Om je op weg te helpen, hebben we een viertal tips opgesteld zodat je daarmee nog professioneler voor de dag komt en daar tijdens het gesprek de vruchten van plukt.

Bij Hero vergaderen we ook veel online, aan de lopende band zelfs. Sterker nog, dat deden we voor alle corona-perikelen ook al, zij het in veel mindere mate natuurlijk. We hadden er al specifieke, lichte ruimtes voor ingericht met geavanceerde techniek om goed beeld en geluid te kunnen garanderen. Daar profiteren we nu volop van. Maar om dat nu ook thuis te gaan doen…. Gelukkig is dat ook helemaal niet per se nodig.

Met de volgende 4 tips voor een goede voorbereiding worden jouw online meetings gegarandeerd een succes.

1. ZICHTBAARHEID

Het is een open deur, maar zorg ervoor dat je altijd zichtbaar bent als je online vergadert. Er is immers niets zo vervelend als dat jouw camera uit staat en je gesprekspartner tegen een zwart scherm moet praten. Een zeer onpersoonlijke manier, alsof je iets te verbergen hebt, waardoor je met een achterstand aan het gesprek begint. Dit kan voor weerstand zorgen en bepaalt het
verdere verloop van het gesprek, in negatieve zin. Wat betreft de hoogte van je camera: Stel deze op ooghoogte in, zodat je niet op- of neerkijkt op je gesprekspartner.

2. PROFESSIONEEL IN ALLE OPZICHTEN

Allereerst de kleding; ook al kan de verleiding soms groot zijn om voor een minder zakelijke outfit te kiezen als je thuis werkt, we raden dat toch af. Zorg dat je kleding is afgestemd op de situatie waarin je je gaat begeven. Maar ook de achtergrond van je werkplek (die vaak goed in beeld komt) is erg bepalend. Een rustige achtergrond die niet afleidt, heeft altijd de voorkeur boven een rommelige of onrustige achtergrond. En, indien dat mogelijk is, kies dan voor een ruimte waar de kans op storen zo min mogelijk is.

3. HELDERE KIJK

Een heldere kijk op zaken is natuurlijk altijd wenselijk. In dit geval doelen we echter op de letterlijke betekenis ervan; zorg voor voldoende licht. Ga niet voor het raam zitten, want dan zien jouw gesprekspartners je alsnog slecht, maar zorg ervoor dat er voldoende licht op je gezicht gericht is (eventueel met een bureaulamp). Dit verhoogt de betrokkenheid en scherpte van je Gesprekspartners doordat jouw mimiek en non-verbale communicatie dan ook goed zichtbaar zijn. Mensen hebben de behoefte om goed en langdurig oogcontact te maken en dat is met online vergaderen niet anders (overigens wel moeizamer). Test de lichtinval op je gezicht altijd eerst voordat je het gesprek in gaat.

4. ZET ONDERSTEUNENDE DOCUMENTEN GEREED

Bepaal vooraf welke onderwerpen je besproken wilt hebben zodat je het gesprek gestructureerd en gericht kunt voeren. Wil je documenten tonen of delen tijdens het overleg? Zorg dan dat je deze al klaar hebt staan (soms zelfs al geopend) en dat overbodige vensters gesloten zijn. Ook hiervoor geldt dat je het zo rustig mogelijk moet houden en storende vertraging moet voorkomen.

Succes met het toepassen van deze tips. We wensen jou een optimale voorbereiding toe!